ÜTS Alma Bildirimi Nedir? Ne Zaman ve Neden Yapılır? (2026 Güncel Rehber)

ÜTS Alma Bildirimi Nedir? Ne Zaman ve Neden Yapılır?

Ürün Takip Sistemi (ÜTS), tıbbi cihazların üretimden nihai kullanıcıya kadar olan tüm süreçlerinin kayıt altına alınmasını sağlayan ulusal bir takip sistemidir. Bu sistem içerisinde yer alan en kritik adımlardan biri ise Alma Bildirimidir. Çünkü Alma Bildirimi yapılmadan bir ürün, fiilen teslim alınmış olsa bile ÜTS üzerinde kurumun stoklarında görünmez.

Bu yazıda, Alma Bildirimi’nin ne olduğu, hangi durumlarda yapılması gerektiği, yapılmadığında karşılaşılabilecek sorunlar ve Datastil yazılımı ile bu sürecin nasıl kolaylaştırıldığı detaylı şekilde ele alınmıştır.

Ürün Takip Sistemi (ÜTS) Nedir?

Ürün Takip Sistemi; Sağlık Bakanlığı, TİTCK ve TÜBİTAK BİLGEM tarafından ortaklaşa geliştirilen, ülkemizde üretilen veya ithal edilen medikal, kozmetik ve tıbbi cihaz kapsamındaki ürünlerin tüm yaşam döngüsünü takip etmek amacıyla oluşturulmuş bir sistemdir.

Bu sistem sayesinde ürünlerin;

• Üretim
• Alış
• Satış
• İade
• Kullanım
• Zayiat
• İmha

gibi tüm aşamaları kayıt altına alınır ve tam izlenebilirlik sağlanır.

Alma Bildirimi Ne Anlama Gelir?

Alma Bildirimi, bir kurumun, firmanın veya sağlık hizmet sunucusunun kendisine gelen ürünü teslim aldığını ÜTS üzerinden resmî olarak onaylamasıdır.

Daha sade bir ifadeyle:
“Bu ürün artık benim sorumluluğumda” deme işlemidir.

Bir ürün fiziken teslim alınmış olsa bile, Alma Bildirimi yapılmadığı sürece ÜTS’de kurumun stoklarında görünmez ve ürün üzerinde başka bir işlem yapılamaz.

Alma Bildirimi Ne Zaman Yapılır?

Aşağıdaki durumların tamamında Alma Bildirimi yapılması zorunludur:

• Bir firmadan ürün satın alındığında
• Konsinye ürün hastaneye teslim edildiğinde
• Başka bir bayiden ürün devralındığında
• Depodan sağlık tesisine ürün girişi yapıldığında

Ürünü gönderen taraf ÜTS üzerinden Verme Bildirimi yapar. Ürünü teslim alan taraf ise bu işlemi Alma Bildirimi ile tamamlar. Bu iki bildirim birbirini tamamlayan işlemlerdir.

Alma Bildirimi Yapılmazsa Ne Olur?

Alma Bildirimi yapılmadığında aşağıdaki sorunlar ortaya çıkar:

• Ürün kurum stoklarında görünmez
• Ürün için kullanım, tüketim veya envanter bildirimi yapılamaz
• Denetimlerde ürün “stokta olmayan ürün” olarak değerlendirilir
• İlerleyen süreçte yapılmak istenen bildirimler sistem tarafından reddedilebilir

Bu nedenle Alma Bildirimi, ÜTS süreçlerinin kilit adımlarından biridir.

Alma Bildirimi Kimler Tarafından Yapılır?

Alma Bildirimi şu kurum ve kuruluşlar tarafından yapılabilir:

• Medikal firmalar
• Bayiler
• Hastaneler
• Özel sağlık kuruluşları

Kısacası, ürünü fiziken teslim alan herkes, Alma Bildirimi yapmakla yükümlüdür.

Alma Bildirimi ile İlgili Önemli Bilgiler

• Alma Bildirimi’nin iptali yoktur
• Yanlışlıkla yapılan bir Alma Bildirimi’ni düzeltmek için, ürün tekrar gönderici kuruma Verme Bildirimi ile devredilmelidir
• Verme Bildirimi yapılan adetten daha az sayıda Alma Bildirimi yapılabilir
• Alma Bildirimi yapılmadan önce, kurum bazında veya toplu olarak size gönderilen ürünler listelenebilir
• Alma Bildirimi yapılan ürünler, başka bir kuruma Verme Bildirimi yapılana kadar sizin üzerinizde kayıtlı görünür

Datastil Yazılım ile Alma Bildirimi Süreci

Datastil Yazılım, %100 yerli sermaye ile geliştirdiği Ürün Takip Sistemi Bildirim ve Takip yazılımı sayesinde Alma Bildirimi süreçlerini hızlı, pratik ve hatasız şekilde yönetmenizi sağlar.

Datastil ÜTS çözümü ile:

• Alma bildirimi yapılacak ürünler tek tuşla listelenebilir
• Ürünler toplu veya tek tek Alma Bildirimi ile sisteme alınabilir
• Alma Bildirimi yapılan ürünler, seçilen depoya seri veya lot bilgileriyle birlikte otomatik olarak kaydedilir
• İki tarih aralığında alınan ürünler firma veya ürün bazında görüntülenebilir
• Detaylı ve raporlanabilir stok analizleri oluşturulabilir
• Sistem ister bağımsız çalışabilir, ister mevcut ERP sistemleri ile entegre edilebilir