Kamu İhaleleri ve DMO Süreçlerinde ÜTS Yönetimi Nasıl Yapılır? (2026 Güncel Rehber)
Kamu İhaleleri ve DMO Süreçlerinde ÜTS Yönetimi Nasıl Yapılır? (2026 Güncel Rehber)
Tıbbi cihaz ve medikal sektöründe faaliyet gösteren firmalar için kamu hastanelerine ve Devlet Malzeme Ofisi’ne (DMO) gerçekleştirilen ürün teslimatları, operasyonel açıdan en yüksek hassasiyet gerektiren süreçler arasında yer almaktadır. Kamu ihaleleri ve doğrudan temin alımlarında Sağlık Bakanlığı tarafından yürütülen Ürün Takip Sistemi (ÜTS) süreçlerine tam uyum sağlanması, ihale şartnamelerinin temel gerekliliklerinden biridir.
İhale kapsamında teslim edilen tıbbi cihazların ÜTS bildirimlerinde yapılabilecek tek bir hata bile teslimatın gecikmesine, hakediş süreçlerinin uzamasına veya idari yaptırımlarla karşılaşılmasına neden olabilir. Bu nedenle kamu kurumlarına yapılan teslimatlarda ürün hareketlerinin eksiksiz şekilde takip edilmesi ve tüm bildirimlerin mevzuata uygun olarak gerçekleştirilmesi büyük önem taşımaktadır.
Bu yazıda, kamu ihaleleri ve DMO süreçlerinde ÜTS yönetiminin nasıl yürütüldüğü, süreçlerin hangi aşamalardan oluştuğu ve DataStil Yazılım'ın sunduğu dijital çözümler detaylı olarak ele alınmaktadır.
Kamu İhalelerinde ÜTS Süreç Yönetimi Nedir?
Kamu ihaleleri ve DMO süreçlerinde ÜTS yönetimi; ihale kapsamında veya doğrudan temin yöntemiyle kamu hastanelerine tıbbi cihaz ve medikal ürün tedarik eden firmaların, teslim edilecek ürünlere ait karekod, seri ve lot bilgilerinin ÜTS üzerinden ilgili sağlık kuruluşuna mevzuata uygun şekilde aktarılması sürecidir.
Daha sade bir ifadeyle bu süreç;
"Devlet hastanesine teslim ettiğim medikal ürünlerin ÜTS kayıtlarını ve karekod bilgilerini ihale şartlarına uygun şekilde eksiksiz tamamlamak."
anlamına gelmektedir.
Bu süreçte yalnızca ürün teslimatı yeterli değildir. Ürünlerin ÜTS kayıtlarının güncel olması, belge geçerliliklerinin devam etmesi ve teslim edilen lot bilgilerinin ihale dosyasında yer alan bilgilerle birebir uyumlu olması gerekmektedir.
İhale ve DMO Teslimatlarında ÜTS Süreci Nasıl İlerler?
Kamu kurumlarına gerçekleştirilen teslimatlarda sağlıklı bir ÜTS süreci genel olarak aşağıdaki adımlardan oluşmaktadır.
- Ürün ve Belge Doğrulama: İhaleye konu olan tıbbi cihazların ÜTS üzerinde aktif kayıtlarının bulunduğu, ürün belgelerinin geçerli olduğu ve gerekli tanımların eksiksiz olduğu kontrol edilir.
- Tekil Karekod Eşleştirme: İhale şartnamesinde belirtilen miktar, lot ve seri numaralarına ait karekodlar el terminalleri veya barkod okuyucular ile doğrulanarak sevkiyata hazırlanır.
- Kurumsal Verme Bildirimi: Ürünler kamu hastanesine sevk edilmeden önce ilgili sağlık kuruluşunun ÜTS Kurum Numarası (GLN) üzerinden Verme Bildirimi gerçekleştirilir.
- Hakediş ve Fatura Süreçleri: Hastane tarafından Alma Bildirimi tamamlandıktan sonra fatura kabulü, hakediş ve ödeme süreçleri başlatılır.
Kamu Teslimatlarında Karşılaşılabilecek Riskler
ÜTS süreçlerinin eksik veya hatalı yönetilmesi kamu teslimatlarında çeşitli operasyonel problemlere neden olabilir.
- Hakediş Süreçlerinin Gecikmesi: Hastane tarafından Alma Bildirimi tamamlanmadığı sürece fatura kabulü ve ödeme işlemleri başlayamayabilir.
- Teslimatın Reddedilmesi: ÜTS kayıtları eksik olan veya lot bilgileri hatalı bulunan ürünler teslim alınmayabilir ve ihale süreci olumsuz etkilenebilir.
- Operasyonel İş Yükü: Hastane satın alma birimleri ile firma arasında oluşabilecek karekod düzeltmeleri ve belge revizyonları ek zaman kaybına neden olabilir.
- Mevzuata Uyum Riskleri: ÜTS kayıtlarının güncel olmaması veya bildirimlerin zamanında yapılmaması denetim süreçlerinde çeşitli yaptırımlara yol açabilir.
DataStil Yazılım ile Kamu İhalelerinde Dijital Süreç Yönetimi
DataStil Yazılım, kamu hastaneleri ve DMO teslimatlarına yönelik geliştirdiği ÜTS çözümleri ile ihale süreçlerinin daha kontrollü ve verimli şekilde yönetilmesine katkı sağlamaktadır.
DataStil çözümleri kapsamında;
- İhale listelerinde yer alan ürünlerin ÜTS kayıt durumları toplu olarak kontrol edilebilir.
- Kamu hastanelerine gerçekleştirilen teslimatlar için toplu Verme Bildirimi oluşturulabilir.
- Fatura, irsaliye ve ERP kayıtları ile ÜTS bildirimleri otomatik olarak eşleştirilebilir.
- Eksik veya hatalı lot bilgilerinin tespit edilmesini sağlayan kontrol mekanizmaları kullanılabilir.
- Geçmiş kamu teslimatları, hakediş süreçleri ve ÜTS bildirimleri tek panel üzerinden raporlanabilir.
Kamu İhalelerinde Dijital ÜTS Yönetiminin Avantajları
Kamu kurumlarına yapılan tıbbi cihaz teslimatlarında dijital süreç yönetimi; operasyonel verimliliğin artırılmasına, manuel işlemlerin azaltılmasına ve mevzuata uyumun güçlendirilmesine katkı sağlamaktadır.
- ÜTS süreçlerinin merkezi olarak yönetilmesi
- Karekod ve lot bilgilerinin doğru şekilde eşleştirilmesi
- Hakediş süreçlerinin hızlandırılması
- ERP sistemleri ile tam entegrasyon
- Operasyonel hata risklerinin azaltılması
- Denetim süreçlerine hazır bir altyapı oluşturulması
DataStil ile Güvenli ve Entegre Kamu Teslimatları
DataStil tarafından geliştirilen ÜTS entegrasyon çözümleri; ERP sistemleri, barkod yönetimi, kamu teslimatları ve dijital süreç yönetimini tek platformda bir araya getirerek medikal firmaların kamu ihalelerini daha güvenli ve verimli şekilde yönetmesine yardımcı olmaktadır.
Kamu ihaleleri ve DMO süreçlerinde ÜTS bildirimlerini hatasız yönetmek, hakediş süreçlerinizi hızlandırmak ve operasyonel verimliliğinizi artırmak için DataStil'in dijital entegrasyon çözümleri hakkında daha fazla bilgi alabilir ve size özel çözümler için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
Etiketler
ÜTS, kamu ihaleleri, DMO, tıbbi cihaz, Verme Bildirimi, hastane teslimatı, medikal sektör, DataStil